Tid: Lördagen den 11 februari 2023
Plats: Hybridmöte – lokalt i Vagnhallen på Fontänen och via Zoom.
Närvarande: 41 medlemmar – varav 36 i Vagnhallen på Fontänen och 5 (4 efter p 16) via Zoom.
Före årsmötet fick vi lyssna till Sven-Göran Andersson, Motala som föreläste mycket trevligt om personliga erfarenheter av emigrantforskning från västra Sverige till Nordamerika.
1 Mötets öppnande
Vice ordförande Anders Lindman Hjalmarsson hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat.
2 Godkännande av agendan
Anders anmälde en Övrig fråga – Ombud vid SSFs årsstämma i augusti 2023. Stämman äger rum i Östersund.
Med det tillägget godkändes den föreslagna agendan.
3 Val av ordförande för mötet
Till ordförande för årsmötet valdes Anders Lindman Hjalmarsson. Anders informerade om att röstning ska ske med omvänd acklamation, det vill säga vid Ja-beslut är tystnad underförstått ett godkännande. Om Nej markera med handuppräckning både lokalt och via Zoom.
4 Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för årsmötet valdes Lisbeth Engdahl.
5 Val av två justerare, tillika rösträknare, att jämte
ordföranden justera protokollet
Till justerare, tillika rösträknare, valdes Peter Bergström och Ove Clasén.
6 Fråga om mötet är behörigen utlyst
Kallelse skickades 19 januari 2023 via e-post till alla medlemmar i DIS-Filbyter samt har publicerats på DIS-Filbyters hemsida. Årsmötet befanns därmed vara behörigen utlyst.
7 Styrelsens verksamhetsberättelse för 2022
Anders informerade om att Verksamhetsberättelsen för 2022 finns sedan en tid tillbaka på DIS-Filbyters hemsida. Den är dessutom 8 februari skickad via e-post till alla anmälda.
Anders redovisade därefter verksamhetsberättelsen i korthet.
8 Ekonomisk redovisning – bokslut 2022
Föreningens ekonomiska redovisning för 2022 (resultat- och balansrapport) har förmedlats via e-post till alla anmälda deltagare. Kassören Tomas Lundbladh kommenterade vissa poster i den ekonomiska redovisningen med årets vinst på ca 36 000 kr, som beror dels bland annat på ökade intäkter från kurser samt på ökade lokalkostnader och medlemsavgifter till föreningar, det vill säga Sveriges Släktforskarförbund.
Tomas informerade även att i balansrapporten är de materiella anläggningstillgångarna avskrivna. Vad gäller Omsättningstillgångar är kontot Reserverade bankmedel till grupper reserverade på särskilt bankkonto, avsett för idag oplanerade kostnader för till exempel föreläsningsarvoden mm.
Årets resultat balanseras i ny räkning för verksamhetsåret 2023.
9 Revisorernas berättelse
Revisor Sven Lundberg läste upp revisionsberättelsen. Räkenskaperna är förda i god ordning och revisorerna föreslår årsmötet att bevilja styrelsen ansvarsfrihet.
10 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Årsmötet godkände verksamhetsberättelsen och den ekonomiska redovisningen samt beviljade styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.
11 Val av ordförande på ett år
Till ordförande nyvaldes Anders Lindman Hjalmarsson, Linköping enhälligt för 1 år.
12 Val av övriga styrelseledamöter
Till styrelseledamöter valdes
Gerd Jakobson Linköping Omval 2 år
Göran Åhäll Vadstena Omval 2 år
Tommy Falk Borensberg Nyval 2 år
Leif Ax Mjölby Nyval 2 år
I ett fyllnadsval till styrelsen på 1 år efter Anders Lindman Hjalmarsson valde mötet Helén Lindqvist, Linköping.
13 Val av styrelsesuppleanter
Peter Tilly Linköping Nyval 2 år
14 Val av revisorer
Ann Södergran Julita Nyval 2 år
15 Val av en revisorssuppleant
Weine Heideborn Linköping Nyval 1 år
16 Val av ledamöter i valberedningen på ett år
Lisbeth Engdahl, sammankallande Linköping Nyval 1 år
Sören Lindhe Linköping Omval 1 år
Gunnar Wenngren Nykil Omval 1 år
17 Behandling av inkomna motioner
En motion har inkommit från Peter Bergström (se utskickade handlingar) som efterlyser rapporter från styrelsearbetet i likhet med de rapporter som styrelsen begär in från de olika verksamhetsgrupperna. Styrelsen har föreslagit bifall för motionen och att VU får i uppdrag att hitta metod för återkopplingen.
Årsmötet bifaller motionen enligt styrelsens förslag.
18 Verksamhetsplan och budget för 2023
Verksamhetsplanen och budgeten för 2023 har funnits tillgänglig på DIS-Filbyters hemsida och är dessutom skickad via e-post till anmälda årsmötesdeltagare. Anders redogjorde kort för verksamhetsplanen. Bengt Eriksson, Linköping ställde en fråga om planerna för en medlems- eller funktionärsportal (se Övergripande mål/sjätte stycket). Helén svarade att arbetet med denna portal har varit aktuell sedan något år, men att den tyvärr gått i stå. Frågan remitteras till styrelsen. Marianne Blixt Nordlander, Linköping efterlyser flera lokala kurser, eftersom alla inte är bekväma med kurser via Zoom. Ann Södergren, Julita, önskar å andra sidan fler digitala kurser eftersom medlemmar inte alltid kan ta sig till fysiska kurslokaler. Anders besvarade detta med att kursverksamheten ska försöka få till samma kurser dubblerade, alltså både lokalt och på distans.
Tomas redogjorde för budgeten 2023. Det är inte önskvärt med många års överskott i följd. Därför föreslås ökade satsningar på medlemsaktiviteter, marknadsföringsannonsering och gratis fika på föreläsningar, som ger ett budgeterat underskott med 40 000 kr.
Verksamhetsplan och budget för 2023 antogs av årsmötet.
19 Fastställande av årsavgift för nästa år
Styrelsen föreslår sänkt avgift med 20 kr för 2024, alltså 80 kr. Årsmötet fastställde styrelsens förslag.
20 Övriga frågor som skall beredas av styrelsen
Anders informerade om SSFs årsstämma och Släktforskardagarna i augusti, båda eventen i Östersund. Han efterlyste frivilliga att delta som ombud för DIS-Filbyter under stämman.
Mötet föreslog ordförande Anders Lindman Hjalmarsson, Leif Ax och Birgitta Karlsson.
21 Mötets avslutande
Anders framförde ett tack till avgående styrelsemedlemmarna Lisbeth Engdahl och Michael Asklöf, samt avgående ordförande för valberedningen Torbjörn Wahlström.
Efter årsmötet inbjöd DIS-Filbyter de närvarande på rund landgång, följt av kaffe.
Vid protokollet
Lisbeth Engdahl Anders Lindman Hjalmarsson
Årsmötets sekreterare Årsmötets ordförande
Peter Bergström Ove Clasén
Justerare Justerare