Gå till innehåll

Stadgar

Stadgar för Regionföreningen DIS-Filbyter

Antagna vid årsmöte den 17 februari 2018

§ 1 Föreningens namn är DIS-Filbyter.
§ 2 Föreningen har Östergötland och södra Södermanland som sitt huvudsakliga verksamhetsområde. Föreningen har sitt säte i Linköping.
§ 3 Föreningens syfte är att inom sitt verksamhetsområde
• stimulera utvecklingen av datorhjälpmedel i släktforskningen
• genom utbildningsinsatser förmedla kunskap om olika datorhjälpmedel
• informera om och underlätta medlemmarnas möjligheter till kontakt med olika källor för släktforskning
• Stimulera och hjälpa våra medlemmar att förkovra sig i släktforskning
• främja kontakter och samarbete med övriga regionala föreningar och släktforskarförbund
• i övrigt verka för föreningen DIS syften
MEDLEMSKAP
§ 4 Medlem i DIS-Filbyter är varje DIS-medlem som anmält sig som medlem i föreningen och erlagt fastställd medlemsavgift. Familjemedlem i DIS kan också vara familjemedlem i DIS-Filbyter.
Medlem
• har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna
• har rätt till information om föreningens angelägenheter
• skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningsorgan
• skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen
§ 5a Medlem, som önskar utträda ur föreningen, skall göra skriftlig anmälan därom till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgiften senast vid tid punkt som moderföreningen DIS bestämmer anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att personen avförs från medlemsförteckningen.
§ 5b Medlem, som motarbetar DIS-Filbyter eller vägrar att följa dess stadgar och beslut, kan varnas eller uteslutas. Beslut om varning och uteslutning fattas av styrelsen. Beslut om varning eller uteslutning skall delges medlemmen inom 14 dagar från beslutsdatum genom rekommenderat brev med mottagningsbevis. Besvärsinstans är närmaste extra föreningsmöte eller ordinarie årsmöte, vilket skall anges i det rekommenderade brevet. Medlem, som vägrar kvittera ut beslutet, har därmed förlorat sin besvärsrätt. Beslut om uteslutning kan fattas först sedan medlemmen varnats och beretts tillfälle yttra sig.
STYRELSE
§ 6a Föreningens verksamhet leds av en styrelse bestående av en ordförande och åtta ordinarie ledamöter samt två suppleanter. Suppleant har yttranderätt och bör delta på styrelsemöten, men har beslutsrätt endast då denne ersätter en ordinarie ledamot vid styrelsemöte. Styrelsen bör i lämplig grad vara representativ för olika delar av regionen. Styrelsen kan utse ett verkställande utskott (VU), som minst skall bestå av ordföranden, vice ordföranden, sekreteraren och kassören. Ordföranden kan vid behov utse ytterligare en ledamot från styrelsen att ingå i VU. Styrelsen kan delegera beslutsrätt till VU och dess medlemmar. Dessa beslutsrätter skall skriftligen dokumenteras. I övrigt organiserar styrelsen sitt arbete. Vid VU-möten skall protokoll föras och justeras av ordföranden. VU är ansvarigt inför styrelsen.
Styrelsen får vid behov adjungera person utanför styrelsen. Adjungerad person till styrelsen har ej beslutsrätt.
§ 6b Styrelsens åligganden När årsmöte eller extra föreningsmöte inte är samlat är styrelsen föreningens beslutande organ och ansvarar för föreningens angelägenheter. Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas  intressen. Det åligger styrelsen särskilt att
• tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas
• verkställa av årsmötet fatta de beslut
• planera, leda och fördela arbetet inom föreningen
• ansvara för och förvalta föreningens medel
• tillställa revisorerna räkenskaper mm
• förbereda årsmöte
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden. Om minst hälften av styrelsens ledamöter gör framställning härom, är ordföranden skyldig att sammankalla styrelsen. Kallelse till sammanträde skall utsändas till ordinarie ledamöter, suppleanter och adjungerade minst 14 dagar före detsamma.
§ 7 Föreningens verksamhet bedrivs i verksamhetsgrupper, som kan vara permanenta eller temporära. Styrelsen tillsätter/avslutar sådan grupp efter behov. På de orter där föreningen har verksamhet leds den av en verksamhetsgrupp (ortsgrupp). Då en grupp bildas utser styrelsen gruppledare och gruppmedlemmar.
§ 8 Styrelsen utfärdar vid behov instruktioner för verksamhetsgrupper och andra funktionärer samt utser ledamöter i kommittéer, utskott mm.
§ 9 Mandattiden för ordföranden är ett år och för övriga ordinarie styrelseledamöter två år. Hälften av de ordinarie ledamöterna väljs vid varje årsmöte.
§ 10 Styrelsen utser inom sig sekreterare och kassör samt eventuella övriga behövliga funktionärer.
§ 11 Styrelsen samlas till styrelsemöte på ordförandens kallelse eller vid tidpunkt som styrelsen tidigare beslutat.
§ 12 Styrelsemöte är beslutsmässigt om samtliga styrelseledamöter kallats och minst halva antalet av dessa är närvarande.
§13 Som styrelsens beslut gäller den mening som delas av största antalet ledamöter. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst.
§ 14 Vid styrelsemöte skall protokoll föras. Protokollet skall justeras av ordföranden.
VALBEREDNING
§ 15 Valberedningen, som skall bestå av tre ledamöter, lämnar vid årsmötet förslag till ordförande, övriga styrelseledamöter, revisorer och revisorssuppleant. Valberedningen bör i lämplig grad vara representativ för olika delar av regionen.
REVISORER
§ 16 Föreningens verksamhet och räkenskaper skall granskas av två revisorer.
§ 17 Mandattiden för revisorer är två år och en revisor väljs varje årsmöte. Mandattiden för revisorssuppleant och ledamöter i valberedningen är ett år.
§ 18 Föreningens verksamhets - och räkenskapsår är lika med kalenderår. Senast tre veckor före årsmötet skall räkenskaperna med tillhörande handlingar och bokslut samt styrelsens verksamhetsberättelse och protokoll lämnas till revisorerna för granskning.
 FIRMATECKNING
§ 19 Förening ens firma tecknas av ordföranden och kassören var för sig.
MEDLEMSAVGIFT
§ 20 Medlemsavgiften bestämmes av årsmötet och avser kalenderår.
ÅRSMÖTE MM
§ 21 Årsmötet sammankallas av styrelsen och hålles i februari månad på dag som styrelsen beslutar.
§ 22 Kallelse till årsmötet skall utgå till medlemmarna senast tre veckor i förväg. Kallelsen skall förutom tid och plats innehålla föredragningslista samt styrelsens
kommentarer till inkomna motioner.
§ 23 Årsmötet beslutar endast i på föredragningslistan upptagna ärenden.
§ 24 Motioner till årsmötet skall vara styrelsen till handa senast den 15 december
året före årsmötet.
§ 25 Vid årsmötet skall följande ärenden förekomma:
a) Val av ordförande för mötet.
b) Val av sekreterare för mötet.
c) Val av två justerare, tillika rösträknare, att jämte ordföranden justera protokollet.
d) Fråga om mötet är behörigen utlyst.
e) Fastställande av föredragningslistan.
f) Styrelsens årsberättelse med bokslut och ekonomisk redovisning.
g) Revisorernas berättelse.
h) Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen.
i) Val av ordförande på ett år.
j) Val av halva antalet övriga styrelseledamöter på två år.
k) Val av halva antalet styrelsesuppleanter på två år.
l) Val av en revisor på två år.
m) Val av en revisorssuppleant på ett år.
n) Val av tre ledamöter i valberedningen på ett år.
o) Behandling av inkomna motioner och förslag från styrelsen.
p) Fastställande av verksamhetsplan och budget för kommande år.
q) Fastställande av årsavgift för verksamhetsåret.
r) Övriga frågor som skall beredas av styrelsen.
§ 26 Extra föreningsmöte sammankallas av styrelsen på eget initiativ eller om revisorerna eller minst tio procent av medlemmarna med skriftlig motivering så begär.
 § 27 Kallelse till extra föreningsmöte skall utgå till medlemmarna senast tre veckor i förväg. Kallelsen skall förutom tid och plats innehålla ärendelista och utförliga kommentarer till ärendena.
§ 28 Extra föreningsmöte beslutar endast i på ärendelistan upptagna ärenden.
§ 29 Vid årsmöte eller extra föreningsmöte har varje närvarande medlem en röst. Styrelsemedlem har dock ej rösträtt vid behandling av ansvarsfrihet eller val av revisorer. Beslut fattas genom öppen omröstning eller, om någon så begär, genom votering. Sluten votering kan endast begäras vid årsmötespunkter i) - m). Vid lika röstetal har mötes - ordföranden utslagsröst.
§ 30 Vid årsmöte eller extra föreningsmöte skall protokoll föras av sekreterare som valts av mötet. Protokollet skall justeras av ordföranden för mötet och två av mötet valda justerare.
§ 31 Ändring av dessa stadgar kan endast ske genom samstämmiga beslut vid två på varandra följande föreningsmöten med minst en månads mellanrum. Av dessa skall minst ett vara årsmöte. För sådant beslut krävs minst två tredjedelars majoritet.
§ 32 Upplösande av föreningen kan endast ske genom samstämmiga beslut vid två på varandra följande föreningsmöten med minst en månads mellanrum. Av dessa ska minst ett vara årsmöte. För sådant beslut krävs minst två tredjedelars majoritet och minst tio procent av medlemmarna måste vara närvarande.
§ 33 Vid upplösning av föreningen skall det sista föreningsmötet besluta hur eventuellt kvarvarande medel och utrustning skall disponeras.