Dataskyddsförordning (GDPR – General Data Protection Regulation) gäller i hela EU från den 25 maj 2018. Den ersätter personuppgiftslagen (PUL). DIS och DIS-Filbyter följer Dataskyddsförordningen.
DIS-Filbyter är en regionförening kopplad till föreningen DIS. Föreningen DIS hanterar för verksamheten ett centralt medlemsregister i vilket även framgår medlemskap i den regionala föreningen DIS-Filbyter.
Du som medlem kan själv se vilka uppgifter DIS har om dig genom att gå in på DIS hemsida, https://www.dis.se och Självservice för medlemmar. Du kan där själv uppdatera om t ex ny epost-adress.
Policy för DIS-Filbyter
Vilka slag av personuppgifter hanterar föreningen
Den enskilde medlemmen har i samband med sitt medlemskap i DIS lämnat uppgifterna och i och med det medgivit registrering som är en förutsättning för normal förenings-verksamhet. Uppgifter som lämnas är namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Medlemmen får uppge om uppgifterna får läggas ut på internet eller ej.
Foton som tas vid föreningens föreläsningar, kurser, utflykter m.m. lägger vi inte ut på sociala medier eller på hemsida utan godkännande från personerna i fråga.
För vilket ändamål samlas uppgifterna in
Att hålla reda på medlemmars namn och postadresser är en förutsättning för normal föreningsverksamhet för betalning av t.ex. medlemsavgift, försändelse av föreningstidning och allmän föreningsinformation.
Kurser och studiecirklar sker i regionföreningen och för att få bidrag från studieförbund och kommun registreras även personnummer då de följer krav som de har från myndigheter. Kursdeltagare registrerar namn, postadress, e-postadress samt personnummer vid kursanmälan. Personnummer kan även hämtas från allmänna sidor på internet. I anmälningsdokumentet godkänner kursdeltagaren registrering och delning av uppgifterna till samarbetspartner.
I vilken form sparas uppgifterna och hur länge
Uppgifterna i medlemsregistret sparas i excel-format i Dropbox så länge medlemskapet finns. Så snart en medlem utträder tas uppgifterna bort.
Kursdeltagares uppgifter sparas i Dropbox i 2 år.
Vem har tillgång till uppgifterna
Tillgång till hela medlemsregistret har föreningens ordförande samt sekreterare och ytterligare några funktionärer. Tillgång till delar av medlemsregistret har respektive ansvarig på verksamhetsgrupperna i Linköping, Mjölby, Vadstena, Åtvidaber samt Motala. Dessa personer är även styrelsemedlemmar.
Kursledare får deltagarlistor utan personnummer men med e-postadresser för att
välkomnande och information om respektive kurs.
Föreningshuset Fontänen som hyr ut kurslokal delges även kursdeltagare av
säkerhetssynpunkt. Aktuellt studieförbund får kurslistor. Alla listor med personuppgifter raderas från e-postprogrammet efter sändning och erhållande. Ansvarig för raderingen är mottagaren respektive avsändaren.